Règlement intérieur de l'amicale des sapeurs-pompiers de Coutances
Sommaire
COMPOSITION DE L'ASSOCIATION ET CONDITION D'ADMISSION
Sont bénéficiaires
Retour d'un sapeur-pompier retraité après maladie à l'association
FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Règle générale
Rôles des membres du conseil d’administration
Réunion du conseil d'administration
MEMBRES DE LA FAMILLE DU SAPEUR-POMPIER ADHERENT DE L'ASSOCIATION
Pour les membres actifs majeurs
Pour les membres actifs mineurs
Pour les membres retraités
Pour les membres civils
Pour les membres mis à disposition du centre de secours de Coutances
Sont exclus de l'association
Démission
Liste des 5 situations ne permettant pas de participer à la distribution des calendriers
Les prestations minimales servies par l'association aux personnes concernées sont
Aide à un adhérent en difficulté financière
Fond de solidarité
Annexe 1 : Prestations sociales sans demande
Annexe 2 : prestations sociales sur demande
annexe 3 : tournées de calendriers
annexe 4 : matériel de l'association
COMPOSITION DE L'ASSOCIATION ET CONDITION D'ADMISSION
L'association se compose de sapeurs-pompiers professionnels et volontaires, en activité ou en retraite, en qualité d'officier, de sous-officier et homme du rang ainsi que de Personnels Administratifs, Techniques Spécialisés au sein du centre d'incendie et de secours de COUTANCES.
Les membres participants ne paient en entrant aucun droit d'admission.
La section de JSP fait partie de l’association en tant que bénéficiaire d’aides annuelles et/ou ponctuelles. Les membres de cette section ne peuvent pas intégrer l’association individuellement.
Sont bénéficiaires :
Personnel professionnel : intégration d'office au sein de l'association.
Personnel volontaire majeur : intégration au sein de l'association dès réalisation de la journée d’intégration (J0).
Personnel volontaire mineur : intégration au sein de l’association dès réalisation de la journée d’intégration (J0). Les droits et devoirs diffèrent de ceux des autres membres actifs de l’association. Le bureau se réserve cependant le droit d’intégrer un membre mineur avec les mêmes droits et devoirs qu’un membre majeur.
Personnel civil : personnel administratif, technique et spécialisé travaillant au centre d'incendie et de secours de Coutances. Intégration au sein de l'association dès son embauche au centre de secours principal de Coutances.
Personnel retraité : intégration au sein de l'association sous réserve d'avoir effectué 30 ans de service en qualité de sapeur-pompier dont la dernière affectation est le Centre de Secours de Coutances.
Dans le cas où les 10 dernières années de service n’ont pas été effectuées au Centre de Secours de Coutances, le membre concerné doit effectuer une demande écrite au conseil d’administration de l’association. Le conseil se chargera alors de s’assurer que ce membre n’est plus bénéficiaire d’aucune autre amicale et devra voter son intégration à la majorité absolue.
Personnel mis à disposition au centre d'incendie et de secours de Coutances : Il est intégré au sein de l'association après réalisation de la journée d’intégration (J0) et demande écrite de sa part au conseil d’administration. Ce personnel pourra intégrer l’association en tant que membre de plein droit, et répondre aux mêmes obligations que les autres membres actifs. Cette demande devra être soumise au vote du conseil d’administration.
Retour d'un sapeur-pompier retraité après maladie à l'association :
Sa demande écrite d'intégration est acceptée après accord des membres du conseil d'administration. Le retraité est exempt de tournée de calendriers.
FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Règle générale :
Les membres du conseil d'administration effectuent leurs missions bénévolement.
Cependant, les frais de déplacement et de séjour effectués dans l'intérêt de l'association peuvent leurs être remboursés sur production de justificatifs (carburant, repas, etc.).
Aucun des membres du conseil d'administration ne peut prendre ou conserver un intérêt direct ou indirect dans une entreprise ayant traité avec l'association ou dans un marché passé avec celle-ci.
Rôles des membres du conseil d’administration :
Les membres du bureau sont spécialement investis des attributions suivantes :
- le président dirige les travaux du conseil d'administration et assure le fonctionnement de l'association qu'il représente en justice et dans tous les actes civils ;
- le vice-président assure les fonctions de président en cas d'empêchement de celui-ci :
- le vice-président retraité assure les fonctions de président en cas d'empêchement de celui-ci et du vice-président ;
- le trésorier tient les comptes de l'association. Il tient une comptabilité régulière de toutes ses opérations tant en recette qu'en dépense et en rend compte en assemblée générale qui statue sur la gestion ;
- le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance, notamment de l'envoi des diverses convocations. Il rédige les procès-verbaux des séances tant du bureau que des assemblées générales et assure la transcription sur le registre prévu à cet effet.
Responsabilité du trésorier :
- responsable des fonds et titres de l'association ;
- établit les recettes, exécute les paiements et tient la comptabilité ;
- procède à l'achat, à la vente et d'une façon générale à toutes les opérations sur titre ordonnées par le conseil d'administration.
Les comptes de l'association sont arrêtés annuellement sur l'année civile.
Il est demandé aux fournisseurs les factures avant la clôture des comptes de l'année comptable civile.
Les factures non réglées sont en suspend et reportées sur l'année comptable suivante.
Réunion du conseil d'administration
Le conseil d'administration se réunit chaque fois qu'il est convoqué par le président ou à la demande du tiers de ses membres et aussi souvent que les intérêts de l'amicale l'exigent, avec un minimum d'une fois par an.
Les convocations sont transmises :
- par courrier, mail ou SMS dans un délai de 8 jours pour les réunions programmées à l'avance ;
- par téléphone sous 48h, si l'urgence le nécessite.
Le conseil ne peut délibérer valablement que si la majorité des membres qui le compose statutairement assiste à la séance.
Chaque réunion donne lieu à la rédaction d'un procès-verbal détaillé qui doit figurer dans le registre des délibérations et paraphé par le président.
Les membres du conseil pourront être déclarés démissionnaires d'office de leurs fonctions en cas d'absence non motivée à trois séances consécutives.
Pour délibérer valablement, l'assemblée générale ordinaire ou extraordinaire doit être composée au moins de la moitié des membres de l'association ayant le droit de vote plus un.
Les délibérations sont prises à la majorité des membres présents ou représentés par une procuration écrite et signée de l'intéressé.
Tous les membres, à l’exception des membres mineurs, justifiant d’un minimum de douze mois d’intégration à l’association peuvent participer. Le chef de centre et son adjoint n’ont pas obligation de justifier de cette année d’intégration.
Les membres participants, valablement empêchés à l'assemblée générale, peuvent s'y faire représenter par un autre membre, non élu au conseil d'administration, sans que le nombre des procurations réunies par un même adhérent puisse excéder trois.
Le procès-verbal de l'assemblée devra être affiché dans les 10 jours qui suivent celle-ci.
Dans la négative, les décisions prises lors de l'assemblée sont caduques.
Est nulle toute décision prise dans une réunion de l'assemblée générale et du conseil d'administration qui n'a pas fait l'objet d'une convocation régulière.
Il est interdit aux membres de se servir de leurs titres en dehors des fonctions qui leurs sont attribuées par les statuts.
MEMBRES DE LA FAMILLE DU SAPEUR-POMPIER ADHERENT DE L'ASSOCIATION
Les conjointes/conjoints ou concubines/concubins des membres de l'association bénéficient des mêmes avantages que ces derniers lors des voyages ou autres manifestations organisés par cette même association, et ceci, un an après que les membres aient effectué leur tournée de calendriers, suite à leur intégration au centre d'incendie et de secours de Coutances.
Les enfants des membres peuvent bénéficier de certains avantages tels que l’invitation à certaines manifestations, sorties culturelles et profitent de l’arbre de Noël jusqu’à l’année de leurs 14 ans. Il ne peuvent en aucun cas se substituer au conjoint/conjointe du membre de l’association.
Aucun autre membre de la famille ne peut bénéficier des avantages de l'association.
Les enfants bénéficiant de l'arbre de Noël sont les propres enfants du sapeur-pompier ainsi que les enfants de sa concubine ou concubin.
En cas de décès du membre de l’association, la veuve ou le veuf continuera de percevoir les prestations sociales jusqu’à la fin de l’année civile en cours. Plus aucune prestation ne sera fournie passée cette date.
Les enfants d’un membre décédé continueront de profiter de l’arbre de Noël jusqu’à l’année de leurs 14 ans.
Afin de pouvoir jouir des pleins droits en tant que membre de l’association, il est demandé aux adhérents de répondre aux obligations suivantes :
- Réaliser chaque année une tournée de calendriers complète et de manière consciencieuse conformément à l’article « Calendriers » de ce règlement. Les membres retraités ainsi que les membres mineurs ne peuvent pas réaliser de tournée de calendriers, sauf dérogation faite par le conseil d’administration. La tournée de calendriers est obligatoire pour tous les membres de l’association, et ce sans distinction de grade, exception faite du chef de centre et de son adjoint ;
- Participer activement à la vie de l’association. Un minimum de participation à au moins un événement par an est obligatoire ;
- Agir dans l’intérêt de l’association ;
- Etre dotés d'un esprit de camaraderie et de solidarité envers les autres membres.
Les droits des membres de l’association sont définis selon les critères suivants :
‣Pour les membres actifs majeurs :
- Un membre actif profite de l’ensemble des prestations et droits dès l’année suivante de sa 1ère tournée de calendriers effectuée. Ainsi, la tournée de calendriers réalisée en novembre et décembre de l’année N lui permet de profiter de tous ses droits durant l’année N+1 ;
- L’obtention des droits court sur toute l’année civile ;
- En cas de mise en disponibilité du membre actif, ses droits resteront actifs jusqu’à la fin de l’année civile. Lors de sa reprise d’activité, celui-ci retrouvera l’ensemble de ses droits l’année suivante, une fois la dernière tournée de calendriers réalisée par ses soins;
- En cas de mutation vers un autre centre de secours, les droits à l’association sont stoppés à la fin de l’année civile ;
- En cas de départ à la retraite, les droits restent les mêmes que ceux d’un membre actif, jusqu’à la fin de l’année civile.
‣Pour les membres actifs mineurs :
- Les membres actifs mineurs peuvent profiter de l’ensemble des équipements appartenant à l’association et mis à disposition des amicalistes ;
- Ils sont invités à tous les événements organisés par l’association, tels que les repas de convivialité, la Sainte-Barbe, et l’arbre de Noël ;
- Ils n’ont pas de droit de vote lors des assemblées générales ordinaires et extraordinaires ;
- Ils peuvent participer à la tournée de calendriers l’année de leur majorité. Ainsi ils profiteront de l’ensemble des droits des membres actifs majeurs l’année suivant cette tournée.
‣Pour les membres retraités :
- Les membres retraités peuvent profiter de l’ensemble des équipements appartenant à l’association ;
- Ils sont invités à tous les événements organisés par l’association, tels que les repas de convivialité, la Sainte-Barbe, et l’arbre de Noël ;
- Ils profitent des prestations de l’association réservées aux membres retraités telles que définies à l’article « Prestations Sociales ».
‣Pour les membres civils :
- Ils participent à la tournée de calendriers en assurant la réception des personnes se présentant au centre de secours ;
- Ils assurent, à la demande du conseil d’administration, des tâches ponctuelles et selon leurs compétences pour l’association ;
- Ils profitent des mêmes droits que les membres actifs majeurs de l’association.
- ‣Pour les membres mis à disposition du centre de secours de Coutances :
- S’ils ont réalisé une tournée de calendriers, ils profitent des mêmes droits qu’un membre actif majeur.
- S’ils n’ont pas réalisé de tournée de calendriers, ils profitent des mêmes droits qu’un membre actif mineur.
Le non-respect des règles ou tout manquement au présent règlement intérieur fait systématiquement l'objet de sanctions décidées par le conseil d'administration. Ces sanctions sont applicables immédiatement et sans aucune négociation possible. L'adhérent n'ayant pas rempli les objectifs (tournée réalisée dans la totalité et montant de l'argent récolté lors de la distribution retourné à la date limite) est convoqué par le conseil d'administration de l'association et doit en expliquer la raison.
Les sanctions pourront aller du simple avertissement et du rappel du règlement intérieur de l’association, jusqu’à l’exclusion définitive de l’association.
Sont exclus de l'association :
- les membres n’ayant pas réalisé de manière consciencieuse leur tournée de calendriers, et n’étant pas en mesure de justifier d’une raison recevable.
- les membres dont l'attitude ou la conduite sont susceptibles de porter préjudice moral à l'association ;
- ceux qui ont causé un préjudice volontaire aux intérêts de l'association.
Le membre dont l'exclusion est proposée pour un des motifs visés ci-dessus est invité à se présenter devant le conseil d'administration pour être entendu sur les faits qui lui sont imputés. S'il ne se présente pas au jour indiqué, une nouvelle invitation lui est adressée. S'il s'abstient encore de s'y rendre, son exclusion peut être prononcée sans autre formalité.
Dans tous les cas prévus par le premier paragraphe, l'exclusion résulte d'une décision des membres du conseil d'administration, soumise à la ratification de l'assemblée générale ordinaire.
L'adhérent dont l'exclusion a été prononcée par les membres du conseil d'administration a le droit, sur sa demande, d'être entendu par ladite assemblée générale et de développer sa défense.
Démission
La qualité de membre se perd par démission de l'association. Un adhérent ayant démissionné perd tous ses droits.
Les différents avantages sociaux obtenus, organisés et gérés par l'association sont le fruit du travail des adhérents.
Le montant de l'argent récolté lors de la distribution des calendriers, en fin d'année, constitue la principale recette de l'association.
Un secteur en zone urbaine ou rurale est attribué à chaque responsable de tournée.
Chaque adhérent effectue sa tournée entièrement pour pouvoir prétendre aux droits de l'association.
Pour les différentes tournées, les renseignements sont fournis par les membres de la commission calendriers.
Pour chacune des tournées, il est remis le nombre de calendriers nécessaire pour la réalisation théorique en bonne et due forme de la tournée. L’enregistrement des dons reçus lors de la distribution des calendriers se fait de manière informatisée, à l’aide de l’outil dédié qui sera fourni par l’association. Aucun manquement à cette règle ne sera toléré.
Le conseil d'administration se réserve le droit de contrôler les tournées.
Le conseil d'administration accepte que la tournée soit réalisée par un collègue à la seule condition qu'elle soit réalisée dans sa totalité et ceci sous la responsabilité de son titulaire.
Une participation financière aux frais de carburant est attribuée à certaines tournées. Celles-ci sont définies en annexe au présent règlement. Le montant de cette aide peut-être variable en fonction de l’éloignement géographique de la tournée par rapport à l’emplacement du Centre de Secours et sera réévalué chaque année afin de tenir compte de l’évolution du coût des carburants.
Liste des 5 situations ne permettant pas de participer à la distribution des calendriers :
- par choix personnel ;
- être en suspension d'engagement ;
- être en inaptitude médicale temporaire ou définitive. Dans le cas d’une inaptitude médicale temporaire, le membre de l’association pourra réaliser sa tournée après accord du SSSM et l’autorisation du port de l’uniforme par le service. Le membre ayant une aptitude administrative pourra réaliser sa tournée de calendriers;
- être sapeur-pompier retraité ;
- non-respect et négligences des règles liées à la distribution des calendriers ;
- être mineur.
Les prestations minimales servies par l'association aux personnes concernées sont :
Par choix personnel :
- usage collectif des éléments de vie accordés aux sapeurs-pompiers et à disposition au foyer du centre de secours ;
- les cotisations d'assurance annuelles par agent ;
- invitation au repas de la Sainte-Barbe.
L’association a pour vocation de venir en aide aux membres de celle-ci, ainsi un certain nombre de prestations sont proposées par l’association tout au long de l’année.
Ces prestations sont définies en annexe à ce règlement et seront réévaluées chaque année par le conseil d’administration de l’association. Certaines prestations pourront être ajoutées ou retirées par décision du conseil d’administration et communication auprès des membres de l’association.
Pour l’ensemble des prestations exceptionnelles, la demande doit être formulée directement sur le site internet de l’association par le membre concerné. Aucune autre demande ou prestation ne sera fournie sans cette démarche.
Aide à un adhérent en difficulté financière :
Une aide ou un don à caractère exceptionnel peut être fait à un adhérent. Le dossier est évalué par la commission sociale de l'association, sur demande écrite de l'intéressé ou de toute personne ayant connaissance de cette difficulté.
Fond de solidarité :
Il est créé un fond de solidarité pour venir en aide aux membres de la famille du sapeur-pompier adhérent en cas de décès de celui-ci en service commandé.
A l'occasion des réveillons des 24 et 31 décembre ainsi que les journées du 25 décembre et du 1er janvier, une participation à un repas est offerte par l'association à l'équipe de garde au Centre de Secours. Le montant est défini en annexe à ce règlement et pourra être réévalué par décision du conseil d’administration chaque année.
Tout souhait d'emprunt de matériel, propriété de l'association, doit se faire par une demande écrite adressée au président de l'association. Ces prêts de matériel sont exclusivement réservés aux membres de l’association.
Une caution, définie en annexe au présent règlement, est demandée pour tout emprunt de matériel. En cas de casse du matériel, les réparations seront facturées au membre ayant effectué l’emprunt.
Une convention est passée entre le président et le SDIS concernant les biens et les locaux.
L'association s'engage à mettre à disposition tout ce qui peut servir au centre d'incendie et de secours de Coutances pour son bon fonctionnement et inversement.
Modifié le : 12 avril 2024
Approuvé par l'assemblée générale extraordinaire du 12 avril 2024
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